Welche Akten muss ich aufbewahren? Welche muss ich vernichten?

Das lässt sich gar nicht pauschal beantworten. Es hängt von verschiedenen Faktoren Ihres Unternehmens ab. Einige Dokumente müssen Sie mindestens 6 Jahre aufbewahren, andere mindestens 10 Jahre und manche dürfen gar nicht entsorgt werden und bei bspw. Kalendern ist es Ihnen überlassen, wann und wie Sie durch den Reisswolf müssen. Steuerrecht, Handelsrecht, DSGVO (LINK) und BDSG (LINK) sind hierbei die ersten Quellen und helfen ein Verständnis für die komplexe Sachlage zu entwickeln. Darüber hinaus gibt es auch Aufbewahrungsfristen aus anderen Rechtsgebieten, wie dem Arbeitsrecht, dem Sozialversicherungsrecht oder dem Produkthaftungsgesetz.

Es steht also fest: In fast allen Bereichen Ihres Unternehmens finden sich Dokumente, die dem Datenschutz unterliegen. Ganz gleich, ob es sich dabei um personen- oder wirtschaftsbezogene Daten handelt. Zunehmend wichtiger wird es daher, wie und auf welchen Wegen Daten und Akten vernichtet werden.

Um Ihnen dennoch einen kleinen Überblick zu verschaffen, finden Sie hier eine Auswahl einiger Dokumente mit den dazugehörigen Aufbewahrungsfristen.* Vergessen Sie nicht: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge, z. B.  Sozialversicherungsverträge oder Mietverträge, beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen. Ebenso beginnt die Frist stets erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde und endet nach Ablauf der Frist mit dem Ende des Kalenderjahres.

• Abhängigkeitserklärungen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Abrechnungsunterlagen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Abschlussrechnungen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Auftragsbestätigungen (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Belege zu Abschlagszahlungen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Betriebskostenrechnungen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Bruttoerlösnachweise (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Bürgschaftsunterlagen (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Debitorenkonten (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Depotbücher (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Devisenunterlagen (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Eingangsrechnungen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Einzahlungsbelege (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Eröffnungsbilanzen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Fahrtenbücher (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Frachtbriefe (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Gehaltskonten (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Gewährleistungsverpflichtungen (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Gewerbesteuerunterlagen (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Gewinn- und Verlustrechnung (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Grundbuchauszüge (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Handelsregisterauszüge (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Hinterlegungsscheine (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Hypothekenpfandbriefe (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Importrechnungen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Inkassobücher (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Investitionsabrechnungen (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Jahresabschlüsse (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Kapitalverkehrsteuerunterlagen (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Kassenbücher u. -blätter (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Kaufverträge (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Kilometergeldabrechnungen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Kostenstellenpläne (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Kostenvoranschläge (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Kreditorenkonten (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Lagerbuchführungen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Lagerbuchprotokolle (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Leasingunterlagen (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Lieferscheine (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Lohnbelege und -listen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Lohnsteuerunterlagen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Mahnungen und Mahnbescheide (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Materialabrechnungen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Mutterschaftsgeldunterlagen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Nebenbücher (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Nettolohnlisten (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Obligationen (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Organschaftsabrechnungen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Pensionszahlungen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Pfändungsunterlagen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Preisvereinbarungen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Privatentnahmebelege (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Provisionsabrechnungen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Quittungen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Rechnungen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Reisekostenabrechnungen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Rentenversicherungsnachweise (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Rückstellungsunterlagen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Schadensmeldungen und -unterlagen (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Schecks (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Sicherungsübereignungen (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Skontounterlagen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Spendenbescheinigungen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Steuerbescheide und -erklärungen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Stornobelege (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Teilzahlungsbelege (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Überstundenlisten (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Überweisungsbelege (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Umsatzsteuervoranmeldungen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Unternehmerlohnverrechnungen (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Valuta-Belege (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Vermögensteuerunterlagen (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Versand- und Frachtunterlagen (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Verwahrungsbücher für Wertpapiere (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Vorauszahlungsbelege (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Warenbestandsaufnahmen (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Wareneingangs- und -ausgangsbücher (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Werksrentenanträge (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Zahlungsträger (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre)
• Zeichnungsvollmachten (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)
• Zinsberechnungsunterlagen (Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre)

* diese Liste ist weder vollständig, noch rechtlich bindend. Bitte beachten Sie, dass Fristen zur Aufbewahrung immer mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnen, in dem sie abgeschlossen oder zuletzt verändert wurden.