be‿safe durch Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Akten und Buchungsunterlagen
Aufbewahrungsfristen sind für Unternehmen essenziell, um gesetzliche Archivierungspflichten zu erfüllen. Wir erklären, für welche Unterlagen welche Fristen gelten, warum Sie Unterlagen im Original lagern müssen, ob sie auch für digitale Daten gültig sind und was Sie nach Fristablauf unternehmen müssen.
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Aufbewahrungsfristen Tabelle – Alle Dokumentenarten im Überblick
Die folgende Tabelle der Aufbewahrungsfristen bietet eine übersichtliche Darstellung der gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Dokumenten. Unternehmen und Selbstständige finden hier die aktuellen Fristen aus Handels- und Steuerrecht.
Die durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) verkürzten Fristen sind in der Tabelle bereits berücksichtigt, sodass Sie alle relevanten Änderungen auf einen Blick erfassen können.
| Art der Unterlagen | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist In Jahren |
Jahrgänge, die 2025 vernichtet werden können |
|---|---|---|
| A | ||
| Abhängigkeitserklärungen | 8 | 2016 |
| Abkürzungsverzeichnis (erklärend) | 8 | 2016 |
| Abrechnungsunterlagen | 8 | 2016 |
| Abschlagszahlungen | 8 | 2016 |
| Abschlussbuchungsbelege | 8 | 2016 |
| Abschlusskonten | 8 | 2016 |
| Abschlussrechnungen | 8 | 2016 |
| Abschreibungsunterlagen | 8 | 2016 |
| Abtretungserklärungen | 6 | 2018 |
| Abwertungsbelege | 8 | 2016 |
| Akkordunterlagen | 8 | 2016 |
| Akkreditive | 6 | 2018 |
| Aktenvermerke | 6 | 2018 |
| An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse | 6 | 2018 |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 | 2014 |
| Angebote (erhaltene und Kopien versandter) | 6 | 2018 |
| Angestelltenversicherung (Belege) | 8 | 2016 |
| Anhang (zum Jahresabschluss) | 8 | 2016 |
| Anlageninventare | 8 | 2016 |
| Anlagenkartei | 8 | 2016 |
| Anlagenunterhaltungskosten | 8 | 2016 |
| Anlagenverzeichnis | 8 | 2016 |
| Anlagevermögensbücher und -karteien | 8 | 2016 |
| Anleihebücher | 8 | 2016 |
| Anleihen | 6 | 2018 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen | 6 | 2018 |
| Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) | 6 | 2018 |
| Anzahlungsunterlagen | 6 | 2018 |
| Arbeitgeberzuschusskarten | 6 | 2018 |
| Arbeitnehmersparzulage (Verträge) | 6 | 2018 |
| Arbeitsanweisungen | 10 | 2014 |
| Auftragsbestätigungen | 6 | 2018 |
| Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter) | 6 | 2018 |
| Auftragsbücher | 6 | 2018 |
| Auftragskostenbelege | 8 | 2016 |
| Auftragszettel | 8 | 2016 |
| Aufzeichnungen | 8 | 2016 |
| Ausfuhrunterlagen | 6 | 2018 |
| Ausgangsrechnungen | 10 | 2014 |
| Ausschusslisten als Buchungsbelege | 8 | 2016 |
| Außendienstabrechnungen | 10 | 2014 |
| Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2018 |
| Außenhandelsunterlagen | 6 | 2018 |
| Auszahlungsbelege | 8 | 2016 |
| B | ||
| Bahnabrechnungen | 8 | 2016 |
| Bahnfrachtbriefe | 6 | 2018 |
| Bankbelege | 8 | 2016 |
| Bankbürgschaften | 8 | 2016 |
| Bareinkaufs- und Verkaufsrechnungen | 8 | 2016 |
| Bauakten | 6 | 2018 |
| Bauantragskostennachweise | 6 | 2018 |
| Baubücher | 8 | 2016 |
| Baugenehmigungen | 6 | 2018 |
| Beförderungspapiere | 6 | 2018 |
| Beherrschungsverträge | 8 | 2016 |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger | 8 | 2016 |
| Belege | 8 | 2016 |
| Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 8 | 2016 |
| Bestandsberichtigungen | 8 | 2016 |
| Bestandsermittlungen | 8 | 2016 |
| Bestandsverzeichnisse | 8 | 2016 |
| Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter) | 6 | 2018 |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen | 8 | 2016 |
| Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2018 |
| Betriebskostenrechnungen | 8 | 2016 |
| Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege) | 8 | 2016 |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 | 2018 |
| Betriebsunfallunterlagen | 6 | 2018 |
| Bewertungsunterlagen | 8 | 2016 |
| Bewirtungsunterlagen | 8 | 2016 |
| Bilanzbücher | 8 | 2016 |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 8 | 2016 |
| Bilanzkonten | 8 | 2016 |
| Bilanzprotokolle für die EDV | 8 | 2016 |
| Bilanzunterlagen | 8 | 2016 |
| Bons | 8 | 2016 |
| Börsenaufträge | 6 | 2018 |
| Bruttoerlösnachweise | 6 | 2018 |
| Bruttolohnlisten | 6 | 2018 |
| Bruttolohnsammelkarten | 6 | 2018 |
| Bruttolohnstreifen | 6 | 2018 |
| C | ||
| Carnetunterlagen | 6 | 2018 |
| Clearingauszüge | 6 | 2018 |
| Clearing-Belege | 8 | 2016 |
| Code-Pläne für Verständnis der Buchführung | 8 | 2016 |
| Computerausdrucke mit Buchungsdaten | 8 | 2016 |
| COM-Verfahrensbeschreibungen | 8 | 2016 |
| D | ||
| Darlehenskonto | 8 | 2016 |
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 | 2018 |
| Datensicherungen | 10 | 2014 |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 | 2018 |
| Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) | 8 | 2016 |
| Dauervorschüsse | 8 | 2016 |
| Debitorenkonen | 8 | 2016 |
| Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) | 8 | 2016 |
| Deklarationen (Versandunterlagen) | 6 | 2018 |
| Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 8 | 2016 |
| Depotbestätigungen | 8 | 2016 |
| Depotbücher | 8 | 2016 |
| Deputatunterlagen | 6 | 2018 |
| Devisenunterlagen | 6 | 2018 |
| Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV | 10 | 2014 |
| Dubiosenbücher | 8 | 2016 |
| E | ||
| Edelmetallbestände | 8 | 2016 |
| Edelmetallumsätze | 8 | 2016 |
| EDV-Journal | 8 | 2016 |
| Effektenbuch | 8 | 2016 |
| Effektenkassenquittungen | 8 | 2016 |
| Eichaufnahmen | 6 | 2018 |
| Einfuhrunterlagen | 6 | 2018 |
| Eingangsrechnungen | 8 | 2016 |
| Eingangsüberweisungsträger | 6 | 2018 |
| Eingliederungsverträge | 8 | 2016 |
| Einheitswertunterlagen | 6 | 2018 |
| Einkaufsbücher | 8 | 2016 |
| Einnahmenüberschussrechnung | 8 | 2016 |
| Einzahlungsbelege | 8 | 2016 |
| Energieverbrauchsunterlagen | 6 | 2018 |
| Erlösjournale | 8 | 2016 |
| Eröffnungsbilanzen | 8 | 2016 |
| Ersatzkassenunterlagen | 6 | 2018 |
| Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2018 |
| Exportunterlagen | 6 | 2018 |
| Expressauslieferungsbücher | 8 | 2016 |
| F | ||
| Fahrtenbücher | 8 | 2016 |
| Fahrtkostenerstattungen | 8 | 2016 |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/Unternehmer (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2018 |
| Fakturierjournale | 8 | 2016 |
| Fehlerjournale als Buchungsbelege | 8 | 2016 |
| Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung | 8 | 2016 |
| Fernschreiben (Handelsbriefe) | 6 | 2018 |
| Feuerversicherungsunterlagen | 6 | 2018 |
| Finanzberichte | 6 | 2018 |
| Frachtbriefe | 6 | 2018 |
| Frachtunterlagen | 6 | 2018 |
| Freistemplerabrechnungen | 8 | 2016 |
| Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) | 8 | 2016 |
| Fürsorgeunterlagen | 6 | 2018 |
| G | ||
| Gebrauchsmusterunterlagen | 6 | 2018 |
| Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) | 8 | 2016 |
| Gehaltskonten | 6 | 2018 |
| Gehaltslisten | 8 | 2016 |
| Gehaltsquittungen | 8 | 2016 |
| Gehaltsvorschusskonten | 8 | 2016 |
| Geschäftsberichte | 10 | 2014 |
| Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften) | 6 | 2018 |
| Geschenknachweise | 6 | 2018 |
| Gesellschaftsverträge | 8 | 2016 |
| Gewährleistungsverpflichtungen | 6 | 2018 |
| Gewerbesteuerunterlagen | 6 | 2018 |
| Gewinn- und Verlustrechnung | 10 | 2014 |
| Gewinnabführungsverträge | 8 | 2016 |
| Gewinnfeststellungen | 6 | 2018 |
| Grundbuchauszüge | 10 | 2014 |
| Grundlohnlisten | 8 | 2016 |
| Grundstücksunterlagen | 6 | 2018 |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 8 | 2016 |
| Gutschriftanzeigen | 8 | 2016 |
| H | ||
| Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen | 8 | 2016 |
| Handelsbilanz | 8 | 2016 |
| Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) | 6 | 2018 |
| Handelsbücher | 10 | 2014 |
| Handelsregisterauszüge | 10 | 2014 |
| Hauptabschlussübersicht | 10 | 2014 |
| Hauptbücher und -karteien | 10 | 2014 |
| Hauptbuchkonten | 8 | 2016 |
| Hinterlegungsscheine | 6 | 2018 |
| Hypothekenpfandbriefe | 6 | 2018 |
| I | ||
| Importrechnungen | 8 | 2016 |
| Importunterlagen | 6 | 2018 |
| Inkassobücher | 8 | 2016 |
| Inventare | 10 | 2014 |
| Inventare als Bilanzunterlagen | 8 | 2016 |
| Inventurunterlagen | 8 | 2016 |
| Investitionsabrechnungen | 6 | 2018 |
| Investitionszulagenunterlagen | 6 | 2018 |
| J | ||
| Jahresabschlüsse | 10 | 2014 |
| Jahresabschlusserläuterungen | 8 | 2016 |
| Jahresabschlusslisten | 8 | 2016 |
| Jahreskontoblätter | 8 | 2016 |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 | 2014 |
| Jubilarfeierunterlagen | 8 | 2016 |
| Jubiläumsunterlagen | 8 | 2016 |
| K | ||
| Kalkulationsunterlagen | 6 | 2018 |
| Kantinenunterlagen | 8 | 2016 |
| Kapitalerhöhungsunterlagen | 6 | 2018 |
| Kapitalverkehrssteuerunterlagen | 6 | 2018 |
| Kassenberichte | 8 | 2016 |
| Kassenbücher u. -blätter | 8 | 2016 |
| Kassenstreifen | 6 | 2018 |
| Kassenzettel (Buchungsunterlage) | 8 | 2016 |
| Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2018 |
| Kaufverträge | 6 | 2018 |
| Kilometergeldabrechnungen | 8 | 2016 |
| Kommissionslisten | 6 | 2018 |
| Konnossemente | 6 | 2018 |
| Konsignationsunterlagen | 6 | 2018 |
| Kontenpläne/Kontenplanänderungen | 8 | 2016 |
| Kontenregister | 8 | 2016 |
| Kontoauszüge | 8 | 2016 |
| Kontokorrentbücher | 8 | 2016 |
| Kostenartenpläne | 8 | 2016 |
| Kostenstellenpläne | 6 | 2018 |
| Kostenträgerrechnung | 6 | 2018 |
| Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) | 8 | 2016 |
| Kostenvoranschläge | 6 | 2018 |
| Kreditorenkonten | 8 | 2016 |
| Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 | 2018 |
| Kurssicherungsunterlagen | 8 | 2016 |
| Kurzarbeitergeldanträge | 6 | 2018 |
| Kurzarbeitergeldlisten | 6 | 2018 |
| L | ||
| Ladescheine | 8 | 2016 |
| Lageberichte | 10 | 2014 |
| Lagerbuchführungen | 10 | 2014 |
| Lagerprotokolle | 6 | 2018 |
| Leasingunterlagen | 6 | 2018 |
| Leergutabrechnungen | 6 | 2018 |
| Lieferscheine | 8 | 2016 |
| Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) | 8 | 2016 |
| Lizenzunterlagen | 8 | 2016 |
| Lohnbelege | 8 | 2016 |
| Lohnkonto (siehe Anmerkungen) | 6 | 2018 |
| Lohnlisten | 10 | 2014 |
| Lohnsteuerunterlagen | 8 | 2016 |
| Lohnunterlagen | 6 | 2018 |
| Lohnvorschusskonten | 8 | 2016 |
| Luftfrachtbriefe | 6 | 2018 |
| M | ||
| Magnetbänder (mit Buchfunktion) | 8 | 2016 |
| Mahnbescheide | 6 | 2018 |
| Mahnungen | 6 | 2018 |
| Maklerschlussnoten | 6 | 2018 |
| Materialabrechnungen | 8 | 2016 |
| Materialbeanstandungen | 6 | 2018 |
| Materialentnahmescheine | 6 | 2018 |
| Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 | 2018 |
| Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung | 8 | 2016 |
| Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen | 6 | 2018 |
| Mikrofilmverfahrensbeschreibungen | 8 | 2016 |
| Montageversicherungsakten | 8 | 2016 |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 8 | 2016 |
| N | ||
| Nachkalkulationen | 8 | 2016 |
| Nachnahmebelege | 8 | 2016 |
| Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2018 |
| Nebenbücher | 10 | 2014 |
| Nettolohnlisten | 8 | 2016 |
| Nutzflächenermittlung | 8 | 2016 |
| O | ||
| Obligationen | 6 | 2018 |
| Offene-Posten-Listen | 8 | 2016 |
| Orderpapiere | 6 | 2018 |
| Organisationsunterlagen der Buchführung | 10 | 2014 |
| Organschaftsabrechnungen | 8 | 2016 |
| Organschaftsverträge | 8 | 2016 |
| P | ||
| Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) | 6 | 2018 |
| Patentunterlagen | 6 | 2018 |
| Patientenakten (Arztpraxen) | 10 | 2014 |
| Pensionsrückstellungsunterlagen | 8 | 2016 |
| Pensionszahlungen | 8 | 2016 |
| Pfandleihbücher | 8 | 2016 |
| Pfändungsunterlagen | 8 | 2016 |
| Portokassenbücher | 8 | 2016 |
| Postaufträge | 6 | 2018 |
| Postbankauszüge | 8 | 2016 |
| Postbankbelege | 8 | 2016 |
| Postscheckbelege | 8 | 2016 |
| Preislisten | 6 | 2018 |
| Preisvereinbarungen | 6 | 2018 |
| Privatentnahmebelege | 8 | 2016 |
| Programmbeschreibung für EDV | 8 | 2016 |
| Proteste (Scheck, Wechsel) | 6 | 2018 |
| Protokolle (Buchungsbelege) | 8 | 2016 |
| Protokolle (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2018 |
| Provisionsabrechnungen | 8 | 2016 |
| Prozessakten | 10 | 2014 |
| Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) | 10 | 2014 |
| Q | ||
| Qualitätsberichte | 6 | 2018 |
| Quittungen | 8 | 2016 |
| R | ||
| Rechnungen | 8 | 2016 |
| Rechnungsabgrenzungsermittlung | 8 | 2016 |
| Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2018 |
| Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer/ für Unternehmer | 8 | 2016 |
| Rentenversicherungsnachweise | 6 | 2018 |
| Repräsentationsaufwendungen | 8 | 2016 |
| Repräsentationskosten | 8 | 2016 |
| Rückstellungsunterlagen | 8 | 2016 |
| Rückwareneingangsjournale | 6 | 2018 |
| S | ||
| Sachanlagevermögenskarteien | 8 | 2016 |
| Sachkonten | 8 | 2016 |
| Saldenbestätigungen | 8 | 2016 |
| Saldenbilanzen | 10 | 2014 |
| Schadensmeldungen und -unterlagen | 6 | 2018 |
| Scheck- und Wechselunterlagen | 6 | 2018 |
| Scheckbestandsaufnahmen | 8 | 2016 |
| Schecks | 8 | 2016 |
| Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte) | 6 | 2018 |
| Schriftwechsel | 6 | 2018 |
| Schuldtitel | 8 | 2016 |
| Sicherungsübereignungen | 6 | 2018 |
| Skontounterlagen | 8 | 2016 |
| Sondergutschriften | 8 | 2016 |
| Sozialpläne | 6 | 2018 |
| Sozialversicherungsbeitragskonten | 6 | 2018 |
| Sparprämienanträge | 6 | 2018 |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 8 | 2016 |
| Spendenbescheinigungen | 8 | 2016 |
| Steuerbescheide und -erklärungen | 8 | 2016 |
| Steuerrückstellungsberechnungen | 8 | 2016 |
| Steuerunterlagen | 6 | 2018 |
| Stornobelege | 8 | 2016 |
| Stundenlohnzettel als Buchungsbelege | 8 | 2016 |
| T | ||
| Teilzahlungsbelege | 6 | 2018 |
| Telefonkostennachweise | 8 | 2016 |
| Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | 2018 |
| Testate als Bilanzteil | 8 | 2016 |
| Transportschadenunterlagen | 6 | 2018 |
| Transportversicherungsanmeldungen | 6 | 2018 |
| Trennungsgeldermittlungen | 8 | 2016 |
| U | ||
| Überstundenlisten | 10 | 2014 |
| Überweisungsbelege | 8 | 2016 |
| Umbuchungsbelege | 8 | 2016 |
| Umsatzsteuervergütungen | 8 | 2016 |
| Umsatzsteuervoranmeldungen | 8 | 2016 |
| Umwandlungsbilanzen | 8 | 2016 |
| Umwandlungsunterlagen | 6 | 2018 |
| Unfallversicherungsunterlagen | 6 | 2018 |
| Unternehmerlohnverrechnungen | 6 | 2018 |
| Urlaubslisten für Rückstellungen | 8 | 2016 |
| V | ||
| Valuta-Belege | 8 | 2016 |
| Verbindlichkeiten | 10 | 2014 |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 | 2014 |
| Verfrachtungsaufträge | 6 | 2018 |
| Verkaufsbücher, -journale | 10 | 2014 |
| Vermögensteuerunterlagen | 6 | 2018 |
| Vermögensverzeichnis | 10 | 2014 |
| Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen) | 6 | 2018 |
| Verpfändungsunterlagen | 8 | 2016 |
| Verrechnungskonten | 8 | 2016 |
| Verrechnungspreisunterlagen | 8 | 2016 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 6 | 2018 |
| Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege | 8 | 2016 |
| Versicherungspolicen | 6 | 2018 |
| Versteigerungsunterlagen | 6 | 2018 |
| Verträge | 6 | 2018 |
| Vertreterunterlagen | 6 | 2018 |
| Verwahrungsbücher für Wertpapiere | 8 | 2016 |
| Viehregister | 10 | 2014 |
| Vollmachten (Urkunden) | 6 | 2018 |
| Vollständigkeitserklärungen | 8 | 2016 |
| Vorauszahlungsbelege | 8 | 2016 |
| Vorschusskonten | 8 | 2016 |
| Vorschusslisten als Buchungsbelege | 8 | 2016 |
| W | ||
| Währungsforderungen | 8 | 2016 |
| Warenabgabescheine | 6 | 2018 |
| Warenbestandsaufnahmen | 8 | 2016 |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 8 | 2016 |
| Warenverkehrsbescheinigungen | 6 | 2018 |
| Wechsel | 6 | 2018 |
| Wechsel als Buchungsbeleg | 8 | 2016 |
| Wechselbuch | 8 | 2016 |
| Wechselobligation | 8 | 2016 |
| Weihnachtsgratifikation | 8 | 2016 |
| Werbegeschenknachweise | 8 | 2016 |
| Werbekosten, Belege über | 8 | 2016 |
| Werksrentenanträge | 6 | 2018 |
| Werkstattabrechnungen | 8 | 2016 |
| Werkzeugkosten, Belege über | 8 | 2016 |
| Werkzeugregister als Inventar | 8 | 2016 |
| Wertberichtigungen | 8 | 2016 |
| Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen | 8 | 2016 |
| Wertpapierkurse als Buchungsbelege | 8 | 2016 |
| Wildhandelsbücher | 10 | 2014 |
| Wohnungsbauunterlagen | 6 | 2018 |
| X | ||
| Y | ||
| Z | ||
| Zahlungsanweisungen/-belege | 8 | 2016 |
| Zahlungsträger | 8 | 2016 |
| Zeichnungsvollmachten | 6 | 2018 |
| Zessionen | 6 | 2018 |
| Zinsabrechnungen | 8 | 2016 |
| Zinsberechnungen als Buchungsbeleg | 8 | 2016 |
| Zinsberechnungsunterlagen | 6 | 2018 |
| Zinsstaffeln | 6 | 2018 |
| Zollbelege | 10 | 2014 |
| Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer | 8 | 2016 |
| Zugangsbelege | 8 | 2016 |
| Zuschüsse des Arbeitgebers | 8 | 2016 |
| Zustellungsquittungen | 6 | 2018 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres) | 10 | 2014 |
* Trotz sorgfältiger Prüfung übernehmen wir keine Gewähr für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der Informationen. Bei Unsicherheiten wenden Sie sich bitte an Ihre IHK, Ihren Steuerberater, Rechtsanwalt oder das Finanzamt.
Warum gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen?
Aufbewahrungspflichten dienen der Rechtssicherheit und erleichtern Behörden, Gerichten oder Unternehmen die Nachvollziehbarkeit wirtschaftlicher Vorgänge. Die wichtigsten Gründe sind:
- Steuerrechtliche Nachweise: Das Finanzamt kann bis zu zehn Jahre lang eine Betriebsprüfung durchführen.
- Handelsrechtliche Anforderungen: Geschäftsunterlagen dokumentieren wirtschaftliche Vorgänge und müssen für eventuelle Streitfälle oder Insolvenzen verfügbar sein.
- Datenschutz & Sicherheit: Nach Ablauf der Fristen müssen Dokumente ordnungsgemäß vernichtet werden, um Missbrauch zu verhindern.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Unternehmen
Unternehmen sind verpflichtet, verschiedene Arten von Geschäftsunterlagen für bestimmte Zeiträume aufzubewahren.
Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich nach der Art des Dokuments und den zugrunde liegenden gesetzlichen Bestimmungen.
Welche Fristen zur Lagerung von Buchungsunterlagen sind üblich?
Je nach Dokumentenart gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Während einige Unterlagen zehn Jahre lang archiviert werden müssen, sind für andere kürzere Fristen vorgesehen. Die Frist beginnt in der Regel mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist.
Digitale Unterlagen unterliegen denselben Fristen wie ihre gedruckten Pendants. Eine ordnungsgemäße Archivierung muss sicherstellen, dass Daten während der gesamten Dauer unverändert, lesbar und zugänglich bleiben.
Die gesetzliche Grundlage hierfür findet sich in § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie in § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4 der Abgabenordnung (AO).
Die folgenden Infoboxen geben einen Überblick über die jeweiligen Fristen und deren gesetzliche Grundlagen:
10-jährige Aufbewahrungsfrist
Für folgende Dokumente gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren:
- Bücher und Aufzeichnungen: Dazu zählen Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse sowie Eröffnungsbilanzen.
- Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen: Diese sind notwendig zum Verständnis der Buchführung.
8-jährige Aufbewahrungsfrist
Hierbei handelt es sich um vertrauliche Daten, deren Missbrauch negative Folgen für das Unternehmen oder Einzelpersonen haben könnte.
- Buchungsbelege: Hierzu zählen Rechnungen, Quittungen und andere Belege, die Buchungen dokumentieren.
6-jährige Aufbewahrungsfrist
Für die folgenden Unterlagen beträgt die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre:
- Bücher und Aufzeichnungen: Dazu zählen Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse sowie Eröffnungsbilanzen.
- Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen: Diese sind notwendig zum Verständnis der Buchführung..
Aufbewahrungsfristen gelten auch für digitale Daten
Auch digitale Daten unterliegen Aufbewahrungsfristen. Unternehmen müssen elektronische Dokumente wie Rechnungen, E-Mails und Verträge aufbewahren wie Papierunterlagen.
Die Daten müssen während der gesamten Frist unverändert, lesbar und vor Verlust oder unbefugtem Zugriff geschützt sein. Zudem sind Hard- und Software bereitzuhalten, um die Daten jederzeit auswerten zu können.
Besteht eine Löschpflicht für Daten?
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen Sie bestimmte Daten sicher vernichten, um den Schutz personenbezogener Daten und die Sicherheit sensibler Informationen zu gewährleisten.
Dazu gehören steuerliche Dokumente wie Rechnungen, Bilanzen und Buchhaltungsunterlagen sowie Personalakten und abgelaufene Verträge.
Für Unterlagen ohne gesetzliche Aufbewahrungspflicht, etwa private Notizen oder nicht steuerrelevante Korrespondenz, gibt es keine Löschpflicht.
Sie können diese behalten oder entsorgen, ohne besondere Vorgaben beachten zu müssen.
Daten sind immer im Original zu lagern!
Eine Datenvernichtung mit einem professionellen Dienstleister ist immer die bessere Wahl, wenn Sie sensible Daten entsorgen wollen. Nur ein Dienstleister wie be‿safe verfügt über das Know-how und die Technologie, Akten und Festplatten sicher zu vernichten und nachhaltig zu entsorgen.
Gelten Aufbewahrungsfristen auch für Privatpersonen?
Auch Privatpersonen unterliegen bestimmten Aufbewahrungspflichten, wenn auch im geringeren Maße.
Diese Unterlagen müssen oder sollten Privatpersonen aufbewahren:
Unterlagen mit langfristiger Bedeutung: Dazu zählen etwa Arbeitsverträge, Rentenunterlagen oder ärztliche Befunde. Es wird empfohlen, diese Dokumente dauerhaft aufzubewahren, um im Bedarfsfall Nachweise erbringen zu können.
Rechnungen für Bauleistungen am Grundstück: Rechnungen für Handwerksleistungen im Kontext eines Grundstücks müssen zwei Jahre aufbewahrt werden.
Wir empfehlen: sichere Datenvernichtung nach Ablauf der Fristen
Nach Ablauf der Fristen sollten sensible Dokumente professionell vernichtet werden. Eine zertifizierte Aktenvernichtung gewährleistet Datenschutz und verhindert Missbrauch.
- Unternehmen sollten sich immer an zertifizierte Dienstleister halten, die nach DIN 66399 arbeiten.
- Privatpersonen empfehlen wir, Dokumente mit persönlichen Daten nicht im Hausmüll zu entsorgen.
Fazit
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dienen der Rechtssicherheit und sollten stets eingehalten werden.
Mit den neuen Regelungen durch das BEG IV können Unternehmen bestimmte Dokumente bereits nach acht Jahren vernichten (siehe Tabelle der Aufbewahrungsfristen oben), müssen jedoch weiterhin steuerliche und handelsrechtliche Pflichten beachten.